1 溝通前先做好準備
? ? 在你跟同(tong)事討論(lun)事情之前，先把(ba)一些基本(ben)問題想(xiang)清楚(chu)，不(bu)要毫無(wu)準備就去(qu)，否則(ze)很可(ke)能得不(bu)到你想(xiang)要的東西。下面(mian)的幾個(ge)問題應該事先想(xiang)清楚(chu)：
如果對(dui)方不同(tong)意你提出來(lai)的做法，有沒有其它選擇方案?如果雙方(fang)沒共識，你會有什么(me)后果?對方(fang)又會有什么(me)后果?
2 了解其它部門的語言
? ? 跨(kua)部門溝(gou)通不(bu)良，很多時(shi)候都是“語(yu)言不(bu)通”所引(yin)起。因(yin)此，想要(yao)溝(gou)通順暢，前提就是“聽懂對(dui)(dui)方的語(yu)言”。原則2的一(yi)個重要(yao)方法是換(huan)位思考(kao)，試(shi)著站在(zai)對(dui)(dui)方的立場思考(kao)：“這(zhe)么做，對業務(wu)部的業績有幫助嗎?”“如果(guo)我是(shi)他，會接受(shou)這種做法嗎?”“這個方(fang)法真(zhen)的(de)有用嗎?”? ? 跨部門的(de)換位思考(kao)法能將誤解或(huo)溝通頻率不搭(da)的(de)機(ji)率降(jiang)到最低(di)。此(ci)外，頻繁的(de)互動有助(zhu)于建立彼此(ci)的(de)熟識度，讓你(ni)更(geng)容易設(she)身處(chu)地想問題。因此(ci)，時不時的(de)跟其(qi)它部門的(de)同事吃吃飯、聊聊天，有好(hao)無壞。
3 開誠布公是最好的對策
? ? 你面(mian)對的是(shi)必須長期共事(shi)(shi)的同事(shi)(shi)，因此(ci)，凡事(shi)(shi)以(yi)誠實為上策，最忌欺(qi)騙(pian)、隱瞞事(shi)(shi)實，破壞信(xin)(xin)(xin)任關系。部門(men)間一旦缺乏信(xin)(xin)(xin)任感，會加(jia)重彼此(ci)的防御心(xin)，溝(gou)通(tong)時就會有所(suo)保留(liu)，甚至隱藏(zang)一些(xie)重要信(xin)(xin)(xin)息。相反(fan)的，互信(xin)(xin)(xin)會讓雙方在溝(gou)通(tong)時打開心(xin)防，他們會明白說(shuo)出自己的需(xu)求與考慮，并且提高合作意愿(yuan)，共同解(jie)決問題。誠信(xin)(xin)(xin)溝(gou)通(tong)有三個要素：
錯的不(bu)要解(jie)釋，務必不(bu)要爭執;微(wei)笑(xiao)再微(wei)笑(xiao)。
4?不要害怕沖突
? ? 在跨部(bu)門會(hui)議上，每個(ge)主(zhu)管(guan)(guan)為了維護自己(ji)部(bu)門的(de)利益(yi)，難免會(hui)出(chu)現(xian)一些摩(mo)擦。有些主(zhu)管(guan)(guan)，尤其是新(xin)手主(zhu)管(guan)(guan)，為了怕把氣氛弄(nong)僵，往(wang)往(wang)會(hui)變得沉默寡言，以維持表(biao)面(mian)的(de)和(he)諧(xie)。
? ? 美(mei)國史丹福(fu)大學策(ce)(ce)略及組織(zhi)學教(jiao)授凱瑟(se)琳(lin)。艾林(lin)哈(ha)特(te)在《有效溝(gou)通》一(yi)書(shu)中點出，“如果管理團(tuan)隊在議題的(de)討論上都沒有沖(chong)突，決策(ce)(ce)質量就(jiu)會低落(luo)。”艾林(lin)哈(ha)特(te)提(ti)醒，千萬別把“沒有沖(chong)突”跟(gen)“意見一(yi)致(zhi)”混為一(yi)談。? ? 有(you)時(shi)候，太(tai)過和(he)諧反而(er)凸顯(xian)不了你(ni)對議題的重視，而(er)且(qie)問題也(ye)不會獲得(de)真(zhen)正(zheng)的解(jie)決。因此(ci)，艾林哈特建議經理人，態(tai)度要柔軟(ruan)，但(dan)立場要堅定，“別(bie)太(tai)快(kuai)或太(tai)輕易就順從認命(ming)。”記住，你(ni)是部(bu)門(men)主管，雖然(ran)你(ni)要和(he)其(qi)它部(bu)門(men)保持良好關系(xi)，但(dan)是，捍衛(wei)部(bu)門(men)及部(bu)屬(shu)的權(quan)益，更是你(ni)責無旁貸(dai)的使(shi)命(ming)。5?呈現事實，專注中心議題
? ? 讓(rang)溝通聚焦的最(zui)好(hao)方式，就(jiu)是呈現具(ju)體事實，引導人們迅速將注(zhu)意力放在中心議(yi)題上，減少不當的臆測(ce)。? ? 美(mei)國達頓商學(xue)院企管(guan)教授(shou)布爾喬亞三(san)世指出(chu)，事(shi)實(shi)(例如目前銷量、市占率、研發經費、競爭(zheng)對手的(de)行為等)可以將溝通過程中“人(ren)(ren)”的(de)因(yin)素降到最(zui)低(di)。在缺(que)乏事(shi)實(shi)的(de)情況下，個(ge)人(ren)(ren)動機可能會遭到猜疑，但“事(shi)實(shi)就是(shi)事(shi)實(shi)”，它(ta)不(bu)是(shi)出(chu)自人(ren)(ren)的(de)幻想(xiang)或自私的(de)欲望，因(yin)此，提出(chu)事(shi)實(shi)“可以創造一種強調議(yi)題，而非人(ren)(ren)身攻擊的(de)氛圍。”布爾喬亞三(san)世說。
6?多提選項，保持彈性
? ? 當(dang)你進行跨部門協商時(shi)，不要(yao)執(zhi)著在單(dan)一做(zuo)法(fa)上，而(er)是開(kai)發多元選項(xiang)，例如一次(ci)提出(chu)3～5個方(fang)案(an)，讓其它經理人有更(geng)大(da)的選擇空間。? ? 專家分析，多(duo)元選項能讓(rang)選擇(ze)不(bu)再“非黑(hei)即白(bai)”，經理人有(you)(you)較大的(de)彈(dan)性調整自(zi)己的(de)支持度(du)，也可以輕易變換立場，不(bu)覺得有(you)(you)失顏(yan)面，因此(ci)能夠降低溝通時的(de)人際沖突。7?創造共同目標一起合作
? ? 各部門間(jian)一定(ding)同時存在合(he)作與競爭關系。部門間(jian)若想(xiang)進行建設性(xing)的(de)溝通，一定(ding)要強調(diao)彼此(ci)的(de)合(he)作關系，競爭意味愈(yu)淡愈(yu)好。合(he)作的(de)關鍵在于擁有共同目標。? ? 因(yin)此，盡量(liang)去(qu)創造一個橫跨各部(bu)門的共(gong)同(tong)目標，然后(hou)一起努力(li)，就算有爭執也沒(mei)關(guan)系。在跨部(bu)門溝通中，達(da)成(cheng)一致的目標需要弄清楚四個問題(ti)：雙方(fang)的共同目(mu)標(biao)是什么?合(he)作的價值是什(shen)么?
? ?
8?尊重溝通對象的權力
? ? 每個(ge)經理(li)人都是各自管(guan)轄(xia)范圍內最(zui)有權(quan)力(li)的(de)決策者，而他們也期待(dai)別人尊重他的(de)這(zhe)種權(quan)力(li)。因(yin)此，當你在進行橫向溝通時，一定要挑(tiao)對對象。? ? 舉(ju)例來(lai)說，你(ni)們最新的網絡營(ying)銷計(ji)劃(hua)下周就要上路(lu)了(le)，但是信(xin)息部門的網站建置還(huan)未完成。這(zhe)時(shi)，不要心急地馬上跑去找負責(ze)的工(gong)程師，你(ni)應(ying)該去找他(ta)的主管(guan)，進行協調，找出解決之道(dao)。? ? 總之(zhi)，跨部(bu)門溝通時(shi)一定(ding)要注意(yi)彼此位階(jie)的對等關系，以(yi)免造成不必(bi)要的誤會。
9?善用幽默
? ? 幽(you)默可(ke)以(yi)做為溝通時的(de)緩(huan)沖劑，也可(ke)視(shi)為一種防御機制。當你(ni)必(bi)須呈現可(ke)能會(hui)觸(chu)犯到他人的(de)事實，或是(shi)要溝通棘(ji)手訊息時，以(yi)輕松或幽(you)默的(de)方式來傳(chuan)達，比較(jiao)能保(bao)留對方的(de)面子(zi)，也有助于正面的(de)溝通。幽(you)默使用法則的(de)四條禁忌：幽(you)默有度，點到即止。
10?確保溝通信息無誤
? ? 當你(ni)針對某件項目(mu)或議題，進(jin)(jin)行完跨部門溝(gou)通后，務必要回到自己部門，向(xiang)部屬清(qing)楚(chu)傳達(da)最新進(jin)(jin)度(du)與訊息。很多時候，跨部門會議中所(suo)決定(ding)的(de)事項，必須交由各(ge)部門的(de)一線人員去執(zhi)行，因(yin)此，一定(ding)要確保所(suo)有信息傳達(da)無誤，才不會讓好不容易達(da)成的(de)共(gong)識(shi)大(da)打折扣(kou)。為了確保溝(gou)通信息無誤，管理者可以利用以下幾(ji)個(ge)方法：利用澄清的方式(shi)提出(chu)不明白的內(nei)容(rong);談論重點議(yi)題(ti)時(shi)盡量不要(yao)打斷(duan)對方講話。